Personenbezogene Daten zu Ihren Bedingungen.

Wer wofür verantwortlich ist

• Ihre Organisation ist Verantwortlicher für alles, was in Ihrem SnagBane erhoben wird: Formulare, Antworten, Dateien, Genehmigungen und Konten. Sie entscheiden, was erhoben wird, wozu und wie lange.
• SnagBane (der Hersteller) ist kein Auftragsverarbeiter dieser Daten. Es ist Software, die Sie installieren; wir haben keinen Zugriff auf Ihre Installation oder Datenbank, es gibt also keine Formulardaten, über die eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zu schließen wäre.
• Wo die Daten liegen, entscheiden Sie – im eigenen Rechenzentrum oder in einer Cloud-Region Ihrer Wahl (zum Beispiel in der EU). Nichts wird anderswohin repliziert.
• Auch die Integrationen gehören Ihnen. Wenn Sie Microsoft 365, Google, Slack, ein CRM oder einen Webhook anbinden, gehen die Daten von Ihrem Server zu diesem Dienst – auf Grundlage Ihres Vertrags mit ihm.

Eingebaute Werkzeuge, die helfen

• Datenminimierung: Anonyme Antworten speichern weder Name noch E-Mail, IP-Adresse oder Browser. Fragen Sie nur, was ein Formular braucht; bedingte Logik und Verzweigungen zeigen Fragen nur, wenn sie zutreffen.
• Transparenz: Stellen Sie Ihren Datenschutzhinweis in die Formularbeschreibung oder einen Textblock und holen Sie die Einwilligung mit einer Pflicht-Checkbox ein, wenn die Einwilligung Ihre Rechtsgrundlage ist.
• Speicherbegrenzung: Eine Aufbewahrungsrichtlinie löscht alte Antworten automatisch.
• Zugriffskontrolle: Rollen, Arbeitsbereiche und Zugriff pro Formular; Genehmigende sehen nur die ihnen zugewiesenen Anträge. Single Sign-on mit Microsoft 365, Google, Okta oder SAML und Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Authenticator-App oder Passkeys.
• Rechenschaftspflicht: ein Prüfprotokoll über Anmeldungen, Exporte, Löschungen und Genehmigungsentscheidungen, das Sie an Ihr SIEM streamen können.
• Sicherheit der Verarbeitung: HTTPS mit HSTS, verschlüsselte Geheimnisse, privater Dateispeicher, signierte Updates – siehe den Sicherheitsüberblick.

Aufbewahrungsrichtlinie

Einstellungen → Sicherheit → Datenaufbewahrung: Schalten Sie Alte Antworten automatisch löschen ein und wählen Sie, wie lange sie aufbewahrt werden – 30 Tage bis 10 Jahre oder eine beliebige Anzahl Tage.

• Jede Nacht werden ältere Antworten samt hochgeladenen Dateien, Unterschriften und Genehmigungsverlauf endgültig gelöscht.
• Anträge, die noch auf eine Genehmigung warten, werden nie gelöscht.
• Sehen Sie pro Formular, was fällig ist, und nutzen Sie Jetzt löschen, wenn nötig.
• Formulare können ihre Antworten behalten oder einen eigenen Zeitraum verwenden – oder Sie lassen jedes Formular der Richtlinie der Organisation folgen.
• Jeder Lauf wird im Prüfprotokoll festgehalten.

Anfragen von Betroffenen (Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit)

• Finden Sie die Antworten einer Person, indem Sie unter Ergebnisse nach ihrem Namen oder ihrer E-Mail-Adresse suchen.
• Exportieren Sie Antworten als CSV oder Excel, um eine Auskunfts- oder Übertragbarkeitsanfrage zu beantworten.
• Löschen Sie eine Antwort samt Dateien; das Prüfprotokoll hält fest, wer sie gelöscht hat.
• Konten können von Administratoren deaktiviert oder gelöscht werden; was eine gelöschte Person besaß, lässt sich vorher an eine Kollegin oder einen Kollegen übergeben.

Was SnagBane (der Hersteller) verarbeitet

Nur das Folgende – und nie die Inhalte Ihrer Formulare:

• Update-Prüfungen: Edition, Version, PHP-Version und Website-Adresse; mit Lizenz zusätzlich Lizenzschlüssel und Installations-IDs (abschaltbar).
• Lizenzprüfungen (Business, Enterprise): der Lizenzschlüssel, die Freemius-Installations-ID und eine zufällige Installations-ID; bei der Aktivierung einer Lizenz zusätzlich der Name der Website sowie Name und E-Mail-Adresse des aktivierenden Administrators.
• Support: was Sie uns schicken. Enthält das personenbezogene Daten, gilt unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung (auf Englisch).
• Käufe: abgewickelt von Freemius als Wiederverkäufer; siehe die Datenschutzerklärung (auf Englisch).
• Diese Website: ausgeliefert über Cloudflare; keine Cookies und keine Werbe-Tracker. Besuche werden mit Cloudflare Web Analytics gezählt, das keine Cookies setzt und Besucher nicht identifiziert.

Diese Seite beschreibt Produktfunktionen; sie ist keine Rechtsberatung. Wie Sie sie in Ihrer Organisation einsetzen, entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter.