Persoonsgegevens op uw voorwaarden.

Wie is waarvoor verantwoordelijk

• Uw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat in uw SnagBane wordt verzameld: formulieren, antwoorden, bestanden, goedkeuringen en accounts. U bepaalt wat er wordt verzameld, waarom en hoe lang.
• SnagBane (de leverancier) is geen verwerker van die gegevens. Het is software die u installeert; wij hebben geen toegang tot uw installatie of database, dus er zijn geen formuliergegevens waarover een verwerkersovereenkomst nodig is.
• Waar de gegevens staan, kiest u zelf – uw eigen datacenter of een cloudregio naar keuze (bijvoorbeeld binnen de EU). Niets wordt ergens anders gerepliceerd.
• Ook de integraties zijn van u. Als u Microsoft 365, Google, Slack, een CRM of een webhook koppelt, gaan gegevens van uw server naar die dienst, onder uw overeenkomst met die dienst.

Ingebouwde middelen die helpen

• Dataminimalisatie: Anonieme antwoorden slaan geen naam, e-mailadres, IP-adres of browser op. Vraag alleen wat een formulier nodig heeft; voorwaardelijke logica en vertakkingen tonen vragen alleen wanneer ze van toepassing zijn.
• Transparantie: zet uw privacyverklaring in de formulierbeschrijving of een tekstblok, en vraag toestemming met een verplichte selectievakjesvraag als toestemming uw rechtsgrond is.
• Opslagbeperking: een bewaarbeleid verwijdert oude antwoorden automatisch.
• Toegangsbeheer: rollen, werkruimtes en toegang per formulier; goedkeurders zien alleen de aanvragen die aan hen zijn toegewezen. Single sign-on met Microsoft 365, Google, Okta of SAML, en tweestapsverificatie met een app of passkeys.
• Verantwoordingsplicht: een auditlogboek van aanmeldingen, exports, verwijderingen en goedkeuringsbeslissingen, dat u naar uw SIEM kunt streamen.
• Beveiliging van de verwerking: HTTPS met HSTS, versleutelde geheimen, privé bestandsopslag, ondertekende updates – zie het beveiligingsoverzicht.

Bewaarbeleid

Instellingen → Beveiliging → Bewaartermijn: zet Oude antwoorden automatisch verwijderen aan en kies hoe lang ze bewaard blijven – 30 dagen tot 10 jaar, of elk gewenst aantal dagen.

• Elke nacht worden oudere antwoorden definitief verwijderd, samen met hun geüploade bestanden, handtekeningen en goedkeuringsgeschiedenis.
• Aanvragen die nog op goedkeuring wachten, worden nooit verwijderd.
• Bekijk per formulier wat aan de beurt is, en kies Nu verwijderen wanneer dat nodig is.
• Formulieren kunnen hun antwoorden bewaren of een eigen termijn gebruiken – of laat elk formulier het beleid van de organisatie volgen.
• Elke uitvoering wordt vastgelegd in het auditlogboek.

Verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, overdraagbaarheid)

• Zoek de antwoorden van een persoon op naam of e-mailadres in Resultaten.
• Exporteer antwoorden als CSV of Excel om een verzoek om inzage of overdraagbaarheid te beantwoorden.
• Verwijder een antwoord en de bijbehorende bestanden; het auditlogboek legt vast wie het verwijderde.
• Beheerders kunnen accounts deactiveren of verwijderen; wat iemand bezat, kan eerst aan een collega worden overgedragen.

Wat SnagBane (de leverancier) verwerkt

Alleen dit, en nooit de inhoud van uw formulieren:

• Updatecontroles: editie, versie, PHP-versie en site-adres; met een licentie ook de licentiesleutel en installatie-ID’s (uit te zetten).
• Licentiecontroles (Business, Enterprise): de licentiesleutel, het installatie-ID van Freemius en een willekeurig installatie-ID; bij het activeren van een licentie ook de naam van de site en de naam en het e-mailadres van de beheerder die activeert.
• Support: wat u ons stuurt. Als daar persoonsgegevens in staan, geldt onze verwerkersovereenkomst.
• Aankopen: afgehandeld door Freemius als wederverkoper; zie het privacybeleid.
• Deze website: geleverd via Cloudflare; geen cookies of advertentietrackers. Bezoeken worden geteld met Cloudflare Web Analytics, dat geen cookies plaatst en bezoekers niet identificeert.

Deze pagina beschrijft productfuncties; het is geen juridisch advies. Uw functionaris voor gegevensbescherming bepaalt hoe uw organisatie ze inzet.